問題点の説明方法

先週の会議で、2つの部門間で双方の理解なく、
解決へ向けての同意が取れないという。
数枚で問題点のまとめをお願いした。
そのまとめで双方と話し合い、解決をお願いするつもりだった。


出来上がったドキュメントが説明になっていない。
思わず、問題点の説明方法を書き出してしまった。


物事を説明するために


何かの問題を他人に説明したり，作業を依頼したりする場合，
自分の思い，現在の悩み，作業工程などだけを，いきなり話し始める人がいる。


聞いていて，始は何が何だか判らない。
最後の結論に行き着いて，初めて何をして欲しいのかが判る。


判れば良いが，何をして欲しいのか判らない説明もある。



説明は，以下の順番で説明すると良さそう。
問題を他人に説明する場合を例に，以下に手順。


１．問題自身の説明：タイトルなどで問題のポイントを明確にする
２．問題の背景、もしく解決しないといけない理由，経緯の説明
３．全体像，処理の流れなどから，問題のポイントの位置付け
４．良い点，悪い点などの列挙
５．解決案もしくは今後の対応，依頼など


今日説明したが、判ってもらえただろうか？