処理を絶対に忘れない定常業務のToDoリストの使い方から、業務の見える化の方法

仕事をするときに，Todoリストを作って作業をする人は多い。
自分でも時々作っているが，中々上手く行かない。


去年(2009年）初めは，久々にマネジメントと言われ，部下を持った。
マネジメントとして組織を持つと，どうしても定常業務が発生し，
良く忘れていて，あわてて処理をした。


そこで思いついたTodoでの対処。


仕事，作業には，2種類ある。１）定常業務と2)非定常業務だ。


ここで扱うのは，定常業務。
月末に当月の休暇，作業時間のレポートを作って総務へ提出，などという類。


最近の企業では，どこでもイントラネットを導入しているが普通だろう。
私の会社でも業務の連絡とか人事異動，皆のスケジュール，会議室予約などを，
イントラネットのサイボウズで処理している。


Todoリストを作るのも結構大変だが，定常業務であれば，
最初のTodoを完璧に作成しさえすれば，以後は処理忘れがなくなる。


利用するツール
・サイボウズのスケジュールの脇にTodoリストがある。
　多分他のTodoリストのツールでも同じ状況で使えると思う。
　キモは，毎日通常見る仕組みであること。



処理方法


Todoリストを作成
・思いついた，または作業をした都度，Todoリストに作業項目を入れていく。期日にはは次回期日を入れる。
・忘れていた場合でも，作業後に次の期日で作業項目を入力する。
・これを1ヶ月繰り返せば，毎月処理すべき作業のTodoは出来上がる。


Todoに基いて処理
・イントラネットは毎朝出勤直後に立ち上げるので，
　毎日初めに，勤務中も時々見る画面がイントラネット。
　Todoがイントラにない場合には，
　毎日見る画面にTodoを作成する。もしくはTodoを毎日見ること。
・通常はスケジュールを見るが，ついでにTodoも見る。
・Todoは期日の近い順に表示されるので，一番上の作業が一番近い期日の作業。
　これはTodoの普通の機能だと思うので，他のTodoでも同じように処理が可能だろう。
・サイボウズのTodoは期日当日で太い文字になり，期日を過ぎると赤くなる。
　（カスタマイズも出来るのかも知れない）
　（期日を忘れなければ，処理も忘れない）
・処理が終わったら，
　作業項目をコピーし次の期日で次回作業を作成し，終わった作業は完了にする。



その他


これで作業の落としもなくなるはず，且つ期日に追われることはない。


1年分くらいの作業を入力してしまえばいいのだが，
サイボウズでは一回一回入力しないといけないので大変。
繰り返し作業を入力できる機能があれば良いと思う。


但し，1画面内に沢山リストされると，
本当に必要な処理が見なくなってしまうので，注意。
一か月分のTodo,若しくは次の作業を入れておけば充分。


サイボウズはスケジュールは繰り返しで入力できるが，
Todoは繰り返しの入力が出来ないのが残念。


イントラとかでもなくとも、
毎日仕事始めに見るような機能があればいいだろう。
例えば、Windowsのデスクトップの画面にスケジュール表を出すソフトがあれば、
これも使えると思う。


卓上カレンダーでも良さそうだ。
カレンダーにポストイットを使えば同じことが出来そう。
ポストイット1枚に１処理を書き，
カレンダーの期日に貼るだけで処理が出来そう。
処理が終わったら，そのポストイットを次の期日に貼れば良い。


作業プロセスの作成（見える化）


・ある程度期間が経過したら，完了にしたTodoから，
　各業務の作業プロセスリストを作成する。
・例えば，課員の時間外勤務月次処理など，
　Todoを業務のかたまりごとに分けて，
　処理順番に並べれば，作業プロセスになるはず。
・作業項目，作業時期などが一覧化できます。
・これを作れば，他の人への作業依頼，
　ジョブ･ローテーション時などに引継ぎ資料にもなる。


・これで、最近流行の作業の見える化になると思います。


・作成：2011/4/7 更新：2011/5/13、2012/3/24 QuietWriteからコピー、修正＆公開